Унифицированные системы документации Исполнитель

{spoiler=Далее}

Унифицированные системы документации

 Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов документов; большим потоком объемов документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации, используют два следующие подхода [18]:

• проведение стандартизации и унификации документов;
• ведение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Их унификация выполняется посредством введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом, вводится единообразие в наименование показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым требованиям и правилам, а также содержит информацию необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.

Унифицированные системы документации обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.По уровню управления, для которых разрабатывается УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организации.

Одновременно с УСД разрабатываются классификаторы              технико-экономической информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

Любой тип УСД должен отвечать следующим требованиям [18,26]:

• документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
• УСД должны содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
• УСД должна быть ориентирована на использование технических средств для обработки информации по ее полному циклу;
• УСД должна обеспечить информационную совместимость ИС различных уровней;
• все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, национальных, отраслевых и локальных классификаторов.

При наличии УСД проектирование документов сводится к выбору унифицированной формы на основании необходимого состава реквизитов, их взаимосвязи, особенностей формирования и использования, а также требований применяемых технических средств обработки информации.

{/spoilers}