Состав работ по проектированию унифицированной системы документации Исполнитель

{spoiler=Далее}

Состав работ по проектированию унифицированной системы документации

При разработке системы документации в АЭИС важно решить следующие проблемы: спроектировать и унифицировать новые документы; отобрать документы, которые затем будут использованы в АЭИС без изменений; выявить в существующей системе те документы, которые необходимо унифицировать.

В процессе проектирования системы документации выделяются следующие этапы работ [18,26]:

• построение новых форм документов;
• унификация всей системы документации;
• разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Построение новых форм документов. На данном этапе  выполняются следующие работы:

Определение состава показателей и  документов. Содержание этой работы зависит от того, какие формы документов проектируются. Выделяются первичные и результативные документы, состав которых устанавливается  после разработки всех постановок задач. При этом, в первую очередь выявляются и проектируются формы результатных документов, а затем  - первичных. На основе этого:

•  устанавливается полный состав результатных показателей, отражаемых в форме результатных документов;
• определяется полный состав первичных, т. е.  исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели;
• разбиение показателей по формам документов. При выполнении этой работы выявляются  формы результатных  и первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей.

Например, обоснованным считается включение в один результатный документ «Ведомость отпуска товаров со склада за месяц» следующей группы показателей: «количество отпущенных товаров со склада по накладной»,  «цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной»,    «итого стоимость отпущенных товаров по накладной за месяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому складу» и «по всем складам».

Если проектируются формы первичных документов, то основным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие их общих типов и значений реквизитного состава Например, в первичный документ «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение следующих показателей: «количество отпущенных товаров определенной номенклатуры со склада на определенную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущенных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату».

Выбор типа носителя для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектируются результатные документы, то тип и форма выдачи результатной информации зависят от характера решаемой задачи. Например, если решается прогнозная задача, при получении результатов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализов, то основным носителем считается экран, на которой будут выданы графики, и на бумажный носитель. При решений задач оперативного управления основным производством.носителем будет экран. В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала.

Определение способа нанесения информации в документы. При выполнении этой работы выбирается способ нанесения информации, который зависит от того, как считывается информация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройство считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ.

Проектирование форм документов. Содержание этой работы зависит от типа проектируемого документа, что будет рассмотрено ниже.

Унификация всей системы документации.На данном этапе выполняются работы по унификации всех форм документов, включая вновь созданные и уже существующие, для чего необходимо выполнить следующие работы:

• установление  и анализ полной системы документации;
• составление перечня документов по всем задачам и подсистемам;
• выявление характеристик документов;
• исключение производных и многократно вводимых в ЭВМ показателей;
• введение единой терминологии путем составления словаря (тезауруса);
• определение единиц измерения;
• классификация, кодирование документов и их реквизитного состава;
• уточнение и построение единых форм документов.

Разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.На данном этапе составляются технологическая документация, инструкции, описывающие правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, схемы документооборота, отражающие все операции, выполняемыми над документами,  подразделения, в которых они происходят, что заканчивается  сдачей их в архив.

{/spoilers}