Технология проектирования экранных форм электронных документов Исполнитель

{spoiler=Далее}

Технология проектирования экранных форм электронных документов

Общие понятия и определения. Разработка и использование унифицированных форм документов не решают всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах и необходимых для принятия управленческих решений. По данным специалистов, более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм [18].

В связи с возрастающим потоком бумажных форм документов, повышение эффективности обработки данных ведется в двух направлениях: переход от бумажных форм документов к электронным и применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы в качестве твердой электронной копии.

Электронная форма документа(ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем.

Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Виды форм, имеющих различный тип технологии обработки. Существует несколько видов форм имеющих различный тип технологии обработки:

• формы, предназначенные для сбора данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляются либо по электронной почте, либо  через формы, размещенные на Wеb- серверах в Internet);
• формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне организации, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, ктакого рода формам можно отнести: заказы на покупку, счета и т.д.).

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).

Технология обработки электронных документов требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять встраивание функции доступа к базам данных, вычисления, управление заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота.

Программы обработки электронных документов позволяют:

• вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;
• быстро имитировать бумажные формы;
• использовать представляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;
• использовать для выполнения вычислений в электронных формах, как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;
• применять  средства для установления связи между формами;
• включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и использовать процедуры последовательной обработки электронных документов.

Так как экранные формы связаны с файлами данных, то можно включать операции обработки данных и функции запросов, помимо этого, имеется возможность заполнения этих форм через Web-узлы.

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, часть из них представляет высокоуровневые языки скриптов или макросы. Дизайнер форм может также указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи,например, такие, как вычисление суммы, проверка типов и т.д.

Рынок программных продуктов по созданию и ведению электронных документов представлен  довольно широко. К средствам создания ЭД можно отнести средства MSOffice, специализированные программные продукты, например, система JetForm и т.д.

Проектирование форм электронных документов,т.е. шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм включает в себя выполнение следующих работ [18]:

• создание структуры ЭД, заключающийся в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т.е. подготовка внешнего вида с помощью графических средств проектирования;
• определение содержания ЭД, т.е. выбор способов, которым будут заполняться поля. Они могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

Технологическая сеть процесса проектирования экранных форм документов  приведена на рис. 22, а компоненты  сети  - в табл. 19 [18].

1. В технологической операции проектирования с преобразователем П.1 - «Определение перечня макетов экранных форм документов» по каждой задаче анализируется  «Постановка задачи», в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией. В процессе анализа определяется, будут ли создаваться макеты на каждый документ или будет осуществляться интеграция полей нескольких документов входных документов в один макет. Результатом технологической операции проектирования является  перечень макетов экранных форм входных и результатных документов.

В процессе выполнения  технологической операции проектирования с преобразователем П.1 - «Определение перечня макетов экранных форм документов» исходной информацией являются: Д.1.1 - «Постановка задачи»; Д.1.2 - Документы  с оперативной информацией; Д.1.3 - Документы с постоянной информацией; Д.1.4 - Документы с результатной информацией

Рис. 22. Технологическая сеть проектирования  электронных документов.

В результате выполнения  технологической операции проектирования с преобразователем П.1 - «Определение перечня макетов экранных форм документов» выходной информацией являются: Д.1.5 – Перечни макетов  с оперативной информацией; Д.1.6 - Перечни макетов   с постоянной информацией; Д.1.7 - Перечни макетов   с результатной информацией.

2. В технологической операции проектирования с преобразователем П.2 - «Определение содержания макетов экранных форм документов» на основе анализа состава реквизитов первичных документов с оперативной и постоянной информацией и результатных документов определяется содержание макетов – это перечни полей, значения которых должны находится в файлах с оперативной, постоянной и результатной информацией, а также типы форматов этих полей.

Таблица 19

Компоненты технологической сети проектирования форм выходных документов.

В процессе выполнения    технологической операции проектирования с преобразователем П.2 - «Определение содержания макетов экранных форм документов» исходной информацией являются: Д.1.5 – Перечни макетов  с оперативной информацией; Д.1.6 - Перечни макетов   с постоянной информацией; Д.1.7 - Перечни макетов   с результатной информацией.

Результатом выполнения    технологической операции проектирования с преобразователем П.2 - «Определение содержания макетов экранных форм документов» является: Д.2.1 – «Содержание  макетов экранных форм документов – перечни полей  с оперативной, постояннойи  результатной информацией».

3. В технологической операции проектирования с преобразователем П.3 -  «Выбор типа форм для макетов и логическое проектирование» осуществляются выбор типа форм для каждого макета и проектирование их логической структуры. Под логическим проектированием макета подразумевается распределение полей по зонам выбранной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне.

Входом  технологической операции проектирования с преобразователем П.3 -  «Выбор типа форм для макетов и логическое проектирование» являются: Д.2.1 – Содержание  макетов экранных форм документов – перечни полей  с оперативной, постоянной и результатной информацией; U.3.1 – Универсум типов форм.

Выходом  технологической операции проектирования с преобразователем П.3 -  «Выбор типа форм для макетов и логическое проектирование» являются: Д.3.1 – Логическая структура макетов экранных форм документов; Д.3.2 – Экранные формы документов.

При построении структур макетов для первичных документов с оперативной информацией используют комбинированную форму документа, максимально приближенную той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операций загрузки информации в информационную базу.

При построении макетов для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используют для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования применяют, как правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов, т.е. на основе использования комбинированной формы с многозональным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читаемости результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

4. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.4 -  «Программирование макетов экранных форм документов и их отладка» является завершающей и  выполняется с использованием выбранного языка программирования и апробацией их работы.

Входом технологической операции проектирования с преобразователем П.4 «Программирование макетов экранных форм документов и их отладка» являются: Д.3.1 – Логическая структура макетов экранных форм документов; Д.4.1 – Языки программирования.

Выходом технологической операции проектирования с преобразователем П.4. «Программирование макетов экранных форм документов и их отладка» является: Д.4.2. - Программы для ввода или вывода информации.

В процессе проектирования и программирования макетов экранное поле делится на две части: информационную, предназначенную собственно для самого макета, и служебную -  для дополнительной информации.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

• иметь хороший обзор;
• не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков для просмотра при наборе значений группировочных признаков;
• значение группировочных признаков также следует выдавать на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков;
• каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;
• должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;
• продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлениях по вертикали и горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;
• текущие время и дата должны проставляться автоматически;
• общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе;
• цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;
• цвет активного поля должен отличаться от основного цвета этого поля в пассивном состоянии.

Служебная часть макета, как правило, помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения подсказок об использовании тех кнопок, с помощью которых пользователь может работать с данным макетом:

• производить откат на одно поле назад;
•  отказываться от ввода;
•  производить загрузку введенной записи в базу данных;
• выдавать на печать и т.д.

Помимо этого, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователей со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видов ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, а также способами их исправления.

Краткие выводы

1. Основным  носителем информации при автоматизированной обработки информации являются  экономические документы,  т.е.  носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу.
2. В современных условиях проектирование документов ведется с учетом наличия унифицированной системы документации (УСД).
3. Проектирование форм входных и выходных документов включает проектирование содержания и  геометрии документа.
4. Проектирование геометрии документа, т.е.  расположение реквизитов в форме документов, осуществляется в соответствии с  формуляром (моделью построения документа).
5. Проектирование входных и выходных документов проводится по определенной технологии с учетом того, что технология обработки данных с использованием ПЭВМ ориентирует на формирование и ввод в память машины аналогов документов.
6. Повышение эффективности обработки данных ведется в двух направлениях: переход от бумажных документов к электронным и применение все более эффективных технологий обработки электронных документов.

Основные термины и определения

Документ - это определенная совокупность сведений, используемых при решении экономических задач, расположенных на материальном носителе в соответствии с установленной формой и имеющую юридическую  силу.

Вид документа – это совокупность документов, имеющих общее назначение и единый формуляр.

Формуляр вида документа – это совокупность реквизитов, присущих для  определенного вида документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец (модель построения документа) – это совокупность реквизитов, присущих всем документам определенного комплекса, расположенных в определенной последовательности.

Система  документации – это совокупность взаимосвязанных документов, регулярно создаваемых  и используемых в процессе  выполнения одной из функции  управления.

Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым требованиям и правилам и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.

Документооборот – это последовательность прохождения документов по подразделениям объекта управления и местом исполнителей с момента осуществления первой записи до момента их обработки, использования и сдачи в архив.

Электронная форма документа(ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем.

Ключевые  слова

Документ, бланк, реквизит, вид  документа и   формуляр вида  документа, система  документации,    содержание документа, проектирование  документа,          унифицированные  формы, первичный и выходной  документы, электронная форма документа,  технологическая сеть  проектирования,  технологические  операции  проектирования.

Вопросыдля самоконтроля и обсуждения

1. Какие функции выполняет документ в АЭИС?
2. Что понимается  и рассматривается под документом?
3. В каких формах может быть представлен документ и какими реквизитами он обладает?
4. Приведите признаки классификации документов.
5. Какие виды документов можно выделить в системе документации?
6. Что такое унифицированная система документации и каким требованиям она должна отвечать?
7. Приведите состав работ по проектированию унифицированной системы документации.
8. Какие существуют  подходы и проектированию  форм  документов?
9. Какие существуют типовые формы документов?
10.  Что понимается под содержанием  документа? Дайте  понятие ин формационной модели  предметной  области.
11.  Что понимается под проектированием геометрии документа? Приведите  модель  построения  формы  документа.
12.  Какие существуют  структуры  расположения  реквизитов в зонах документа? Приведите их.
13.  Какие требования  предъявляют к  документам? Перечислите их.
14.  Что понимается под первичным документом и какие требования к ним предъявляются при проектировании?
15.  Какие работы (технологические  операции)  включает  проектирование  форм  входных  документов? Дайте перечень  и  содержание  технологических  операции  проектирования.
16.  Что является результатом решения экономических задач и формы его вывода?
17.  Какие  работы (технологические  операции)  включает проектирование форм выходных  документов? Приведите  перечень  и содержание  технологических операции проектирования.
18.  Что такое электронный документ и электронная технология обработки?
19.  Что такое макет экранной формы документа и какие типы макетов существуют?
20.  Каковы особенности проектирования макетов для ввода первичной и результатной информации?

Рекомендуемая литература.

1. СмирноваГ.Н., СорокинА.А., ТельновЮ.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ - М.: Финансы и статистика, 2003.
2. Проектирование автоматизированных экономических информационных систем. Тексты лекций А.А. Мусалиев., Ш.Х.Хашимходжаев. Ташкент: ТГЭУ, 2005.
3. Автоматизация управления предприятием. В.В. Баронов, Г.Н. Калянов, Ю.Н. Попов и др. - М.: Инфра – М, 2000.
4. Клещев Н.Т., Романов А.А. Проектирование информационных систем: Уч. пос./ Под общ.ред. К.И. Курбанова – М.: Изд-во. Рос.эконом. акад., 2000
5. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. -   М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.

{/spoilers}