Технология проектирования первичного документа Исполнитель

{spoiler=Далее}

Технология проектирования первичного документа

Функции первичного документа. Первичный документ предназначен для отражения процессов в деятельности объекта и поставляет всю необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений постоянную и оперативную информацию и является главным  средством  предоставления юридически оформленных сведений о деятельности объекта.  Несмотря на развитие безбумажной технологии сбора и регистрации  информации, первичный документ остается таковым и в ближайшей  перспективе. Следует иметь ввиду  также   то,  что  технология  обработки данных на компьютерной технике ориентирует на формирование и ввод в память машины аналогов первичных документов.

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами. Занесение информации в первичный документ может производиться как вручную, так и с использованием технических средств (пишущих машинок, персональных ЭВМ и т. д.).

Требования к первичным документам. При проектировании первичных документов,помимо общих требований, к ним также предъявляются следующие требования:

• неизбыточность и полнота информации для решения задач, т.е. содержать минимальный, но достаточный перечень реквизитов, отражающих конкретный факт, операцию;
• высокая достоверность и своевременность собираемой информации;
•  удобное расположение  реквизитов для записи, чтения, машинной обработки и их контроля. Информация в документах должны быть  расположена в последовательности, облегчающий перенос ее на машинный носитель. Реквизиты, подлежащие переносу на машинный носитель, должны быть сконцентрированы в определенной части документа и обведены утолщенной линией. Реквизиты  следует располагать в порядке, соответствующей их переносу на машинные носители, т. е. сверху вниз, слева направо.
• оптимальные размеры строк и граф, обеспечивающие четкую и разборчивую запись в них алфавитно-цифровой информации. Не допускается сокращение при этом наименований. Заголовок документа и наименование граф должны быть написаны четким типографическим способом.
• соответствовие допустимым, стандартным форматам.

Принципы проектирования форм первичных документов. Приэтом должны учитываться следующие принципы:

• отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создать постоянные файлы;
• отсутствие дублирования показателей в документах;
• выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документе, т.е. выделение одно- и многозначных реквизитов;
• выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов- оснований;
• логичность построения, т.е. старшие по объекту понятия признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия- наименование цеха –номер участка);
• согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Технологическая сеть проектирования форм первичных документов[26]. Процесс разработки первичных документов имеет свои особенности в каждой организации. На предпроектной стадии проектирования информационной системы в ходе обследования тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также возникает возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка новых форм первичных документов, т.е. происходит замена действующих документов новыми, отвечающими установленным требованиям и приспособленными к машинной обработке.

Технологическая сеть проектирования форм первичных документов представлена на рис 20, а компоненты сети - в табл. 16.

1. Технологическая операция проектирования с преобразователями П.1 -  «Определение множества первичных показателей и реквизитов» предназначена для выявления множества входных показателей и реквизитов. При этом используется:Д.1.1 - Материалы предпроектного обследования; Д.1.2 - Материалы «Постановки задачи»; Д.1.3 - Информационная  модель предметной области на уровне показателей. Результатом реализации технологической операции является Д.1.4 -Множество выходных показателей и реквизитов.

Рис. 20. Технологическая сеть проектирования первичных документов.

Таблица 16

Компоненты технологической сети проектирования форм первичных документов

2.  Технологическая операция проектирования с преобразователем П.2 -  «Определение перечня первичных документов и входящих в них показателей и реквизитов» предназначена для установления перечня документов, показателей и  реквизитов,входящих в эти документы. Входной информацией для выполнения данной  технологической операции являются следующие материалы: Д.1.1 - Материалы предпроектного обследования; Д.1.2 - Материалы «Постановки задачи»; Д.1.3 - Информационная  модель предметной области на уровне показателей. Д.2.1 – «Техническое задание» на разработку АЭИС; Д.1.4 - Множество выходных показателей и реквизитов. Результатом выполнения этой операции является: Д.2.2 - Перечень первичных документов и входящих в них показателей и реквизитов.

В соответствии с целями и назначением, экономической сущности задачи:

• производится группировка  показателей и реквизитов по документам и формируется множество  входных показателей для каждого  документа. Состав входящих в документ показателей и признаков определяется исходя из цели,  назначения и сфepы использования документа;
• осуществляется классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и непереносимые на машинные носители;
• устанавливается логическая соподчиненность реквизитов первичных документов.

При этой следует учитывать, что показатели подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону  явления, процесса, операции, факта, а реквизиты-основания -их  количественную сторону. Реквизиты-признаки (П) в свою очередь подразделяются на справочные (ПС), а реквизиты-основания (О) на  исходные (ОИ) и результативные (ОР).

Для выявления характеристик состава показателей  составляется вспомогательная таблица по форме 1.

Форма 1

Таблица заполняется в следующем порядке:

• записываются наименование и значность реквизита;
• указываются характеристика  реквизитов  с  помощью  условных обозначений:  ПС  -  признак  справочный;  ПГ -  признак  группировочный; О- основание;
• реквизиты,  переносимые на машинный носитель, отмечаются символом “+”;
• распределение реквизитов по номерам зони определения порядка расположения их в зоне.

3. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.З«Разработка эскизов документов»  предназначена для' разработки эскизов документов. Эскиз документа определяет порядок построения документа и расположения в нем реквизитов. Полученный состав показателей и реквизитов  размещается  на  бланке документавсоответствий с формуляром-образцом с использованием вспомогательной таблицы (форма 1) и согласуется с макетом размещения информации на машинном носителе. Согласование эскиза документа и машинного носителя позволяет уточнить последовательность размещения информации на носителях (документе, машинном носителе).

При выполненииэтой технологической операции проектирования используется следующая информация: Д.2.2 - Перечень первичных документов и входящих в них показателей и реквизитов; U.3.1 - Универсум «Типы форм (унифицированных) документов»; Д.3.2– Классификатор технико-экономической информации; Д.3.1 - Требованияк формам документов. Результатом выполнения данной  операции является Д.3.3 -Эскизы форм документов.

При выполнениитехнологической операции проектирования с преобразователем П.З  «Разработка эскизов документов» осуществляется:

• выбор какой-либо формы первичного документа;
• размещение реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией;
• выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размеров полей;
• выбор формата бумажного носителя;
• построение эскиза документа соответствующей формы;
•  выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель;
• редактирование «шапок» документов в соответствии со словарем – тезаурусом.

Как правило,  используют ряд типовых структур форм документов: линейную, анкетную, табличную.

Выполнение расчетов  размеров бланка   документа (по вертикали и горизонтали)   и изготовление образца этой формы - чертежа формы бумажного документа осуществляются следующим образом:

а) размер документа по горизонтали

Шбл    =  20 + 7 +Шгр,

где 20 - левое поле документа, в мм; 7 - правое поле документа, в мм;

Ширина отдельной графы Шгр рассчитывается по формуле

Шгр  =  N (n+1),

гдеN - норма на запись одного знака в мм (на машинке – 2,6мм); п - значность реквизита;

б) размер документа по вертикали

Ддл  =  17 + 7 + 21,25 + 29,75 + 4,25M + 8,5 * K+8,5*L;

где: 17 - верхнее поле документа, в мм;  7 - нижнее поле документа; в мм; 21,25 - максимально возможный размер зоны 1 и 3 по вертикали, в мм; 29,75-максимально возможный размер зоны 4 по вертикали, в мм;  М - количество  строк  в  заголовке   зоны  5;   К  -   количество  строк  в  зоне 5;L- количество строк в зоне 6.

На основании приведенных расчетов подбирается стандартный формат бланка (табл. 17.), а затем уже корректируется размер отдельных частей документа, обычно в сторону увеличения. Далее,на бланке выбранного формата вычеркивается документ.

4. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.4 - «Разработка макета размещения информации на машинных носителях» предназначена для выборамашинного носителя и проектирования  макета размещения информации на нем для всех форм  документов, а также получения их формы. При этом уточняется структура этих форм документов, осуществляется  увязка каждого документа с другими формами документов и машинных носителей. При выполнении этой технологической операции проектирования используется: Д.3.3 -Эскизы форм документов. Выходной информацией данной  операции  проектирования являются: Д.4.1 – Макет размещения информации на машинных носителях;  Д.4.2 – Форма (формы) первичного документа.

Таблица 17

Формат бланков

Конечным результатом  проектирования форм первичных документов являются: эскизы форм документов, макеты размещения информации на машинных носителях,  формы первичного документа.

{/spoilers}