Технология проектирования форм выходных документов Исполнитель

{spoiler=Далее}

Технология проектирования форм выходных документов

Функции выходных документов. В основе решения экономических задач рассчитываются результатные показатели, которые выдаются на материальный носитель в виде, удобном для пользователя, – это различного вида сводки и  таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Такие данные могут быть представлены на бумажных носителях, являться визуальным отображением на экране дисплея, а также на машинных носителях.

В условиях автоматизированных рабочих мест (АРМ) все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вывод данных на машинные носители (дискетки) широко используются в информационных системах при передаче данных на другие АРМ и  отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архива баз данных.  Бумажные носители (выходные документы) по- прежнему остаются важнейшей формой вывода  выходных данных, получаемых на печатных устройствах.

Выходные документы содержатсведения обобщающего характера и используются для принятия управленческого решения.

Требования к выходным документам. При проектировании выходного документа, помимо общих требований, должны учитываться следующие:

• полнота информации, т.е. выходные результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;
• количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);
• документ должен  быть удобным и приемлемымдля пользователя;
• знаки, которые печатаются с помощью ЭВМ, могут быть разного размера;
• наименование показателей и  заголовков должно быть предельно четким, если же при этом используются сокращения, то они должны быть понятными, в противной случае в нижней части документа необходимо дать пояснения;
• следует учитывать разрядность строки печатающего устройства ЭВМ;
• реквизиты должны располагаться в следующей последовательности; группировочные признаки, основания исходные и  результатные;
• хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие отредактированного текста шапок документов); своевременность предоставления информации управленческому персоналу;
• достоверность предоставляемой информации.

Принципы построения выходных документов. Можно выделить  такие принципы построения как:

• выделение трех частей (6 зон) в документе;
• распределение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение в документе, и многозначные, имеющие несколько значений в документе;
• выделение группировочных признаков, помещенных во вторую часть документа, а также и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;
• выделение реквизитов-оснований и их размещение в последовательности, противоположной той, в которой выстраиваются группировочные признаки и по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований к результатным, а среди результатных – их размещение в порядке возрастания старшинства итогов);
• если документ не помещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй части с реквизитами третьей части на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Проектирование форм выходных документов имеет много общего с проектированием входных документов. Однако, в данном случае, пропускается этап выбора носителей и разработки макета размещении на нем информации.

Технологическая сеть проектирования форм выходных документов приведена на рис. 21,  а ее компоненты представлены в табл. 18 [26].

1. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.1 - «Определение перечня выходных показателей и реквизитов» предназначена для выявления  перечня  показателей и  реквизитов,  включаемых в выходные формы. При выполнении данной технологической операции проектирования используются следующая информация: Д.1.1 – «Материалы предпроектного обследования»; Д.1.2 – «Материалы «Постановки задачи»; Д.1.3 – «Информационная модель предметной области (задачи) на уровне реквизитов»;  Д.1.4 - «Техническое задание» на проектирование АЭИС.

Результатом  технологической операциипроектирования является Д.1.5 – Перечень выходных показателей и реквизитов,включаемых в выходные документы.

2. Технологическая операция  проектирования с  преобразователем П.2 - .«Определение перечня документов, показателей и реквизитов, включаемых в выходные документы»  предназначена для определения перечня выходных документов, включаемых в них показателей и реквизитов.для каждого выходного документа формируется множество показателей и реквизитов. Состав входящих в документ показателей и реквизитов  формируется, исходя  из информационных потребностей пользователей.

Рис. 21. Технологическая сеть проектирования первичных документов.

При выполнении данной технологической операции проектирования используется следующая информация: Д.1.1 - Материалы предпроектногообследования; Д.1.2 – Материалы «Постановки задачи»; Д.1.3 – Информационная модель предметной области (задачи) на уровне реквизитов; Д.1.4 - «Техническое задание» на разработку информационной системы; Д.1.5 – Перечень выходных показателей и реквизитов,включаемых в выходные документы;  Д.2.2 – «Информационные потребности пользователей».

Результатом  технологической операциипроектирования является Д.2.3 - Множество документов и входящих в них показателей и реквизитов.

Таблица 18.

Компоненты технологической сети проектирования форм выходных документов

3. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.З - «Определение характеристик реквизитов» предназначена для установления характеристик реквизитов и их месторасположения в документе. При выполнении этой технологической операции проектирования используется следующая информация: Д.1.1 - Материалы предпроектного обследования; Д.1.2 – Материалы «Постановки задачи»; Д.1.3 – Информационная модель предметной области (задачи) на уровне реквизитов; Д.2.3. - Множество документов и входящих в них показателей и реквизитов.

Результатом  технологической операциипроектирования является Д.3.1 – Характеристика реквизитов документов.

При выполнении данной    технологической операции проектирования осуществляются следующие работы:

• производится классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные, реквизитов-оснований – на первичные и результатные, результатных оснований – по степеням итогов;
• устанавливается последовательность расположения реквизитов в документе, при этом учитывается, что выходной документ включает заголовок (наименование документа, дату составления, наименование и кодовое обозначение некоторых признаков), форматную строку с наименованиями граф и линиями, отделяющими одну графу от другой и собственно таблицу, в которой размещается содержательная часть выходного документа.

Характеристики реквизитов, включенныхв документ, приводятся в виде вспомогательной  таблицы по форме 2.

Форма 2

Характеристика  реквизитов  выходного  документа.

В графе 2 перечисляются все реквизиты (поля) выходного документа, в графа 3 - их длина в знаках.  Графа 4 отражает следующие характеристики признаков:   реквизиты-признаки (П) и  реквизиты-основания (О). В графе 5 указываются уровень подчиненности группировочныхпpизнaков и степень подсчитываемых итогов. Например, если в выходном документе требуется получить итоги начисления заработной платы  по цеху, табельным номерам работающих и видам оплат, то устанавливается следующая подчиненность признаков, первый уровень 11 -  цех (общая группа - ОГ),  второй уровень 12-табельный номер (промежуточная группа - ПГ) и третий уровень 13 - вид оплаты (частная группа - ЧГ). В графе 5 против соответствующего наименования группировочных признаков указывается уровень его подчиненности, т. е. 11, 12, 13.Группировочные признаки в выходном документе располагаются по степени убывания, т.е. 11 - 12 – 13. Итоги начисленной заработной платы подсчитываются по указанным признакам, поэтому в графе против реквизита  - основания «начислено» указывается И 11 -  И 12 – И 13.

В выходном  документе подсчитываемые итоги располагаютсяпо степени   возрастания уровня   подчиненности   признаков,   т.е. И 11- И 12-И 13.

4. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.4 - «Разработка эскиза формы выходного документа»  предназначена для разработки эскиза формы выходного документа. При этом осуществляется:

• выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа);
• размещение реквизитов в форме согласно их логической подчиненности.

При выполнении этой технологической операции проектирования используется следующая информация: Д.4.1 – Требования к построению форм выходных документов; Д.4.2 – Классификатор технико-экономической информации; Д.3.1. – Характеристика реквизитов документов. Результатом выполнения   технологической операциипроектирования является: Д.4.3 – Эскиз формы выходного документа; Д.4.4 – Форма выходного документа

В соответствии с моделью построения документов осуществляется размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности. В зоне 1 формы документа размещают код и наименование объекта (предприятия, подразделения), в зоне 2 в одну строку -    код документа и   дата выпуска. В зоне 3 размещают реквизиты, являющиеся постоянными на документ,  в зоне 4 - наименование документа. Зону4 можно разместить между зонами 1 и 3, если это возможно. В зоне 5 макетируются заголовок, рядовые строки и  итоговые строки.

Проектируя формы выходных документов, необходимо учитывать длину печатаемых полей, как цифровых, так и текстовых, пробелы между полями, знаки отрицательных чисел, знаки для отделения целой части и дробной, числа и т.д. Общее количество символов, печатаемых по одной строке, не должно превышать возможности используемых технических средств.

Определение размеров выходного документа осуществляется в следующей последовательности:

• подсчитывается длина строки в табличной зоне (Lдок) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий, используя данные вспомогательной таблицы, по формуле

L_док = L₁ + L₂ +    L_i +   L_n + k *d

где L_i –длина i- го реквизита; k – число колонок в таблице; d – число пробелов между колонками;

• слова в заголовке размещаются горизонтально, сокращение слов не должно затруднять чтение;
• размер по вертикали определяется с учетом текста названия документа и количества строк;
• с учетом размеров документа макетируются шапка документа, рядовая и итоговые строки.

Так, в рядовой строке проставляется цифра 9 для цифровой информации, буква А - для текстовой. В итоговой строке макетируются признаки, по который собираются итоги (например, итого по 999 -  код цеха) и количественно-суммовые реквизиты в соответствующих группах.

Если длина строки документа, т.е. его ширина больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то осуществляется перегруппировка реквизитов таблицы с использованием следующих методов:

• вынос итоговых колонок в итоговые строки;
• перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны документа специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).

Припроектировании форм вывода документов на экран видеотерминального устройства учитываются общие требования к проектированию форм выходных документов,  эксплуатационные возможности устройств и содержание конкретной формы документа.

{/spoilers}