Подготовка к выставке. Предварительная подготовка к выставке Исполнитель

Подготовка к выставке. Предварительная подготовка к выставке

При организации биржевой и выставочной торговли выделяют три этапа:

1.этап Предварительный этап включает принятие решения и подготовку приказа о проведении выставки. На этом этапе создается выставочный комитет информируется рабочая группа, которые обязаны разработать положение и разослать информационные письма для участников с полной информацией об условиях участия в выставке. Рабочая группа разрабатывает и другие рекламные материалы типа пригласительных билетов, рекламных буклетов, карточек гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия.

При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия выставки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте выставки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д.

Основными источниками доходов от проведения выставочной торговли является плата за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг.

2.этап Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников выставки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется и другая новейшая рекламная научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике выставки или выставки-продажи.

Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей,

организации их досуга, проведению ежедневных показательных выставочных торгов, презентаций и др.

3.этап Заключительный этап включает в себя подведение итогов с выделением положительных и отрицательных сторон в работе выставки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе выставочной торговли.

   Для общего руководства конкретной выставкой образуется выставочный комитет. В его состав входят:

·        представители государственных;

·        коммерческих структур;

·        отраслей производства;

·        торговли, предприятий;

·        объединений, научно-исследовательских;

·        других организаций.

           Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается выставка. Выставочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях.{spoiler=Подробнее}

Выставочный комитет определяет:

·        состав участников выставки;

·        создаёт рабочие органы;

·        необходимые для выполнения поставленных задач;

·        согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы;

·        прибытию участников;

·        встреч представителей продавцов ;

·        покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции;

·        оформления документации;

·        условий поставок;

·        вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся  спросом;

·        изготовлении новых видов продукции повышенного спроса,

·        обеспечивает обслуживание участников;

·        определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение выставки.

Выставочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением:

·        бухгалтерской;

·        статистической отчетности;

·        заключает договоры;

·        необходимые для обеспечения деятельности выставки, издаёт приказы и распоряжения;

·        назначает и увольняет работников выставки;

·        руководит рабочими органами;

·        осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

Возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и

    функционирования выставки:

·        проведение финансовых операций;

·        контроль за расходованием средств;

·        ведение установленной отчётности;

·        предоставление на рассмотрение и утверждение выставочного комитета отчёта о деятельности и баланса

На выставке целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по

маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров.

Ход торговых операций на выставки контролируют и частично регулируют

соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров.

Предметом торговли на выставки могут быть:

·        товары и другие материальные ценности;

·        предварительно заказанные;

·        запланированные к производству и поставке в ближайший период;

·              изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы,    накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них.  Сами товары непосредственно на выставки не реализуются. Они представлены:

·  в образцах;

·  буклетах;

·  проспектах;

·  чертежах;

·  фотографиях,

·  кино-видеороликах и т.д.

Выставляются на выставки также научно-технические разработки:

·  в виде натуральных экспонатов;

·  макетов;

·  патентно-лицензионной документации и т.д.

Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на выставки.

Выставки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на выставке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место.

Для успешного проведения выставки требуется приблизительно знать:

·         состав участников;

·        количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых

на реализацию.{/spoilers}