Общие сведения о структуре автоматизированных систем, функционирующих в гостиничном сервисе Исполнитель

Общие сведения о структуре автоматизированных систем,     функционирующих в гостиничном сервисе.

       Современная гостиница призвана создать комфортабельные условия для проживания туриста и предоставить ему ряд дополнительных услуг. Гостиница независимо от её классности является многофункциональным объектом, содержит технологически сложное оборудование, обладает большим штатом сотрудников. Управление такой гостиницей, её подразделениями является сложной задачей. Автоматизация различных сфер деятельности гостиницы призвана облегчить управление службами гостиницы и  служить её эффективной работе.  

Как правило, автоматизация гостиничной деятельности строится на использовании автоматизированных рабочих мест работников гостиницы, которые объединены в единую сеть. Автоматизированное рабочее место (АРМ) можно определить как совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. Создание АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а пользователь выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.

АРМ как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание. Хотя эта функция в той или иной степени присуща любому АРМ, особенности ее реализации существенно зависят от категории пользователя.

АРМ имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Профессиональный АРМ является главным инструментом общения человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест, интеллектуальных терминалов больших ЭВМ, рабочих станций в локальных сетях. АРМ имеет открытую архитектуру и легко адаптируется к проблемным областям.

Локализация АРМ позволяет осуществить оперативную обработку информации сразу же по нее поступлению, а результаты обработки хранит сколь угодно долго по требованию пользователя.

В условиях реализации управленческого процесса целью внедрения АРМ является усиление интеграции управленческих функций, и каждая более или менее «интеллектуальное» рабочее место должно обеспечивать работу в многофункциональном режиме.

АРМ выполняет децентрализованную одновременную обработку экономической информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенных баз данных. При этом они имеют выход через системное устройство и каналы связей в ПЭВМ и в БД других пользователей, обеспечивая таким образом совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, - наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такой АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. Этому отвечает подход проектирования такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на магнитных носителях конкретных АРМ должен находиться в монопольном распоряжении пользователя АРМ. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

{spoiler=Подробнее}

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает:

 простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

 простоту адаптации к конкретным функциям пользователей;

компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

 высокую надежность и живучесть;

 сравнительную простоту организации технического обслуживания.

АРМ должно удовлетворять следующим потребностям:

• Ориентация на различные уровни подготовки пользователей.
• Своевременное удовлетворение информационных потребностей пользователя.
• Минимальное время отклика системы на запрос пользователя.
• Надежность работы и простота обслуживания.

В зависимости от решаемых задач и предметной области могут быть выделены различные типы АРМ. Однако наиболее представительной группой являются системы, входящие в группу АРМ-экономистов.

В состав АРМ данной группы входят программные средства, обеспечивающие решение задач учета, контроля и анализа хозяйственной деятельности различного рода предприятий, организаций и учреждений.

АРМ является системой с развитой компонентой организации диалоговых процедур. Как правило, диалог с пользователем строится в виде меню. При организации диалога между пользователем и ПЭВМ необходимо учитывать степень подготовленности пользователя к работе в среде АРМ.

В этой связи могут быть выделены следующие группы пользователей:

• Пользователи, владеющие приемами программирования на данной модели ПЭВМ и имеющие подготовку в используемом данном АРМе программном обеспечении.
• Пользователи, владеющие приемами программирования на данной модели ПЭВМ, но незнакомые с методикой применения данного АРМа.
• Пользователи – непрограммисты, знакомые с  методикой применения данного АРМа.
• Пользователи – непрограммисты и незнакомые с методикой применения данного АРМа.

При проектировании АРМ необходимо учитывать уровни диалогового взаимодействия применительно указанным группам пользователей.

В состав диалоговых процедур необходимо включить блоки с дополнительной информацией по предлагаемым режимам работы АРМ.

По мере ознакомления с функциональными возможностями АРМ пользователь должен иметь возможность ускоренного вызова необходимого режима или расчета того или иного экономического показателя. В процессе проектирования АРМ должны быть определены задачи организации информационной базы, архитектуры АРМ, выбора инструментальных средств организации АРМ, а также выбора средств ВТ.

Под АРМ понимается совокупность инструментальных средств конечного пользователя, включающая техническое и организационно-методическое обеспечение задач его профессиональной деятельности на основе ПЭВМ, установленной на его рабочем месте, работающей как автономно, так и в составе вычислительной сети.

В зависимости от реализуемых функций выделяют три класса АРМ:

руководителя;

специалиста;

технического и вспомогательного персонала.

         К  АРМ руководителя предъявляются следующие требования:

• наличие распределенных баз данных и знаний, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией;
• к отдельным базам данных и знаний может иметь доступ только ограниченный круг лиц или только сам руководитель;
• обеспечение оперативного поиска информации;
• наличие программных средств обеспечения принятия управленческого решения;
• обеспечение оперативной связи с другими источниками информации в пределах организационной структуры предприятия.

АРМ специалиста (плановика, финансиста, бухгалтера, технолога, кассира, горничной, зав.складом  и т.д.) обеспечивает решение задач профессиональной деятельности как на основе локальных баз данных и знаний, так и распределенных баз данных и прикладного программного обеспечения.

В зависимости от используемых средств вычислительной и организационной техники обмен информацией между отдельными АРМ осуществляется с помощью флоппи - дисков, по каналам связи при наличии сети, а также посредством обмена данными через шлюзы модемной связи.

АРМ технического работника реализует ввод информации; ведение баз данных, обработку документации, контроль исполнительской деятельности.

Обязательным условием функционирования АРМ является техническое обеспечение. Это обоснованно выбранный комплекс технических средств для оснащения АРМ.

Средства обработки информации - вычислительные машины разных мощностей и типов - составляют основу технического обеспечения вычислительных сетей. Характерной особенностью практического использования технических средств в организационно - экономическом управлении в настоящее время является переход к децентрализованной и сетевой обработке на базе ПЭВМ.

Если компьютер используется в качестве АРМ небольшой локальной сети, на котором централизованно хранится вся информация , необходимая для работы, объем обрабатываемой информации невелик. Скорость работы при этом определяется не быстродействием компьютера, а скоростью диалога оператора и машины. Отсюда вытекает, что в данном случае вполне приемлем компьютер с небольшим быстродействием и минимальным объемом оперативной памяти.

В другом случае, если компьютер предназначается для регулярной подготовки объемных документов и использует для   этого большие массивы информации, необходима установка мощных машин с большим объемом внешней и внутренней памяти.

         Рассмотрим общую структуру автоматизированной системы в гостиничном сервисе, которую для ясности разобьём на модули.   

Каждый модуль позволяет автоматизировать одно подразделение (администратор/портье, ресторан, склад, бухгалтерия и т.д.). Наличие всех модулей в системе не обязательно для ее функционирования. Система использует одинаковые имя и пароль пользователя для доступа ко всем модулям. Каждый пользователь наделяется правами доступа для работы в системе и может выполнять только те действия, которые ему разрешены администратором автоматизированной системы.

• Администратор/Портье
• Бухгалтерия
• Ресторан
• Тарификатор
• Биллинговая система
• Склад

Модуль «Администратор/Портье»

Этот модуль предназначен для автоматизации работы администратора/портье гостиницы, передачи данных о проживании клиентов и оказанных им дополнительных услугах в центральное хранилище данных, ведения отчетности по регистрациям, бронировании, сбора необходимой отчетности для бухгалтерии. Его основные возможности:

• Ведение справочников клиентов и предприятий;
• Бронирование номера;
• Регистрация клиента;
• Оказание услуг;
• Выписка счета на оказанные услуги;
• Оплата счетов на оказанные услуги;
• Выписка счета на проживание;
• Оплата счета за проживание;
• Подготовка оперативных отчётов;
• Возврат денег клиенту по оплаченному счету;
• Составление акта о порче имущества гостиницы;
• Ведение баланса клиентов.

Модуль «Бухгалтерия»

Этот модуль предназначен для генерации и экспорта в бухгалтерские программы отчетности необходимой бухгалтерии. Информация выбирается из общего хранилища данных системы, группируется и может быть представлена либо в печатном виде, либо в форматах доступных для загрузки бухгалтерскими системами.

Модуль «Ресторан»

Этот модуль предназначен для автоматизации работы ресторана гостиницы, передачи данных о клиентах и оказанных им услугах в центральное хранилище данных, ведения отчетности по остаткам на складах ресторана, сбора необходимой отчетности для бухгалтерии. Его основные возможности:

• Занесение в систему прихода продуктов и алкогольных напитков;
• Списание использованных или негодных продуктов и алкогольных напитков;
• Обеспечение этапа изготовления полуфабрикатов;
• Ведение заказов с разбивкой на столы и клиентов;
• Ведение счетов клиентов на обслуживание в ресторане;
• Ведение справочника продуктов и алкогольных напитков;
• Ведение справочника калькуляций на приготовление блюд и полуфабрикатов;
• Изменение цен на блюда в меню и проверка на соответствие себестоимости;
• Фиксация наличной оплаты счетов;
• Отметка об оплате безналичных счетов;
• Подготовка оперативных отчетов;
• Сообщение о близком завершении срока годности продуктов, имеющихся на складе;
• Осуществление оперативной связи между официантом, поваром и барменом;
• Заполнение акта о порче имущества;
• Составление меню.

Модуль «Тарификатор»

Данный модуль предназначен для обработки информации поступающей от учрежденческой автоматической телефонной станции. Основная задача данного модуля формировать отчеты о стоимости исходящих международных и междугородних звонках клиентов гостиницы. Система формирует два типа отчетов «Детальный» и «Суммарный». Отчет выводится на экран и может быть распечатан на принтере по запросу пользователя Системы. Данные могут быть отфильтрованы по следующим параметрам:

• Тип звонка (все, межгород и международные);
• Дата с/по;
• Время с/по;
• Номер станции (список и/или диапазон станций: 100,107, 109-199);
• Тип аппарата (все, служебные, неслужебные);

Тарификатор позволяет вести календарь праздничных и выходных дней, базу международных/междугородных кодов. Имеет гибкую систему назначения тарифов для будничных и выходных дней.

Модуль «Биллинговая система»

Этот модуль предназначен для сбора и обработки информации о пользовании клиентами гостиницы услугами доступа в сеть Internet. Данный модуль во многом аналогичен Тарификатору.

Модуль «Склад»

Этот модуль предназначен для сбора и обработки информации о деятельности хозяйственных служб гостиницы (прачечная, гараж и т.п.). Этот модуль также используется модулем “Ресторан” для сохранения состояния складов ресторана. Его основные возможности:

• Прием товара на склад;
• Выдача/списание товара со склада;
• Заполнение акта о порче имущества

В каждой, отдельно взятой гостинице может существовать своя автоматизированная система, которая может быть частью единой системы, входящей в компьютерную сеть Интернет или же являться уникальной системой, функционирующей только в определённой гостинице.{/spoilers}