Сбор материалов обследования Исполнитель

{spoiler=Далее}

Сбор материалов обследования

Основной целью первого этапапредпроектных работ «Сбор материалов обследования» являются: выявление основных параметров предметной области (например, организации или его части); становление условий, в которых будет функционировать проект АЭИС; выявление стоимостных и временных ограничений на процесс проектирования.

Технологическая сеть проектирования работ на этапе «Сбор материалов обследования»  наглядно представлена на рис. 12, а компоненты технологической сети  проиллюстрированы  в табл. 8 [18].

Рис. 12.  Технологическая сеть проектирования работ на этапе «Сбор материалов обследования».

1. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.1 – «Предварительное изучение предметной области». Выполнение этой операции преследует цель выявить на основе общих сведений об объектепредварительные  объемы работ по проектированию, состав стоимостных и временных ограничений на процессы проектирования а также найти примеры разработок проектов АЭИС для аналогичных систем.

Предварительное изучение объекта проводится путем собеседования с руководителями и главными специалистами организации. Отчет после его рассмотрения и утверждения передается для дальнейшего использования заказчику и разработчику.

Таблица 8.

Компоненты технологической сети  проектирования работ на этапе «Сбор материалов обследования»

2. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.2 – «Выбор технологии проектирования» -  одна из важных операций, определяющая все последующие работы по обследованию объекта и проектированию АЭИС.

В настоящее время существуют несколько типов технологий проектирования: оригинального, типового, автоматизированного и смешанного вариантов.

Основным ограничением при выборе технологии проектирования из некоторого универсума технологий (U.2.1) может служить: наличие денежных средств на приобретение и поддержку некоторой технологии проектирования, доступности соответствующих инструментальных  средств и возможности  обеспечения поддержки их эксплуатации собственными силами, наличие специалистов соответствующей квалификации (Д.2.1)

3. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.3 – «Выбор метода проведения обследования» выполняется перед началом работ.

Все методы обследования (U.3.1) можно объединить в группы по следующим признакам (табл. 9):

• по цели обследования выделяют: метод организации локального проведения обследования, используемый для разработки проекта отдельной задачи или комплекса задач: метод системного обследования объекта, применяемый для изучения всего объекта с целью разработки для него проекта АЭИС в целом;
• по числу проводящих обследование исполнителей: осуществляемое одним проектировщиком: бригадное с выделением ряда бригад- исполнителей, изучающих все подразделения организации, и одной координирующей бригады;
• по степени охвата предметной области: метод сплошного обследования, охватывающего все подразделения экономической системы; выборочный метод, применяемый при наличии типовых по структуре подразделений (например, цехов или складов);
• по степени одновременности выполнения работ первого и второго этапов предпроектной стадии (этапы обследования и анализа): метод последовательного проведения работ, при котором проектировщики сначала собирают данные о предметной области, а затем их изучают; метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором происходит изучение полученных материалов обследования, что значительно сокращает время на проведение работ на предпроектной стадии и повышает качество полученных результатов.

Таблица 9. 

Методы организации проведения обследования.

4. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.4 – «Выбор методов сбора материалов обследования» проводится перед выполнением работ по обследованию предметной области и сбору материалов.

Все  методы  сбора материалов обследования (U.4.1) можно разделить на две группы: 

• методы сбора материалов обследования, выполняемого силами проектировщиков-исполнителей: проведение бесед и опросов, осуществление анализа материалов обследования, личных наблюдений, фотографии рабочего дня и хронометража рабочего времени специалиста при выполнении той или иной работы и т. д.;
• методы сбора материалов обследования, выполняемого силами специалистов предметной области, которым предлагается: либо заполнить тетрадь-дневник на ими выполняемые работы, либо провести документальную ревизию рабочего места, либо использовать метод самофотографии рабочего дня, позволяющий выявить состав операции и получаемые при этом документы.

При выборе метода важно учитывать следующие критерии:

• степень личного участия проектировщика в сборе материала;
• временные, трудовые и стоимостные затраты на получение необходимых сведений (по организации и по ее отдельным подразделениям).

Проектировщику следует знать и в каждом конкретном случае применять наиболее экономичный, обеспечивающий нужную полноту сведений, метод сбора материалов обследования.

5. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.5 – «Разработка программы обследования» предшествует обследованию.

В зависимости от типа исследуемого объекта, конкретных методов обследования и задач, состав и содержание вопросов программы будут различными.

Вопросы можно систематизировать по трем основным направлениям исследования объекта.

Первое направление предусматривает получение представления об объекте изучения в целом (например, предприятие), включая установление целей функционирования данной  системы, выявление значений основных параметров деятельности организации и т. д.

Второе направлениепредполагает изучение и описание организационно-функциональной структуры объекта (как правило, относится к аппарату управления). При этом исследуются функции, выполняемые в структурных подразделениях, хозяйственные процессы и процедуры, выявляются комплексы задач, обусловленные  выполняемыми функциями, процессами и процедурами, а также определяется состав входной и выходной информации по каждой задаче.

Третье направление предусматривает изучение, описание структуры информационных и /или материальных потоков: это состав и структура компонентов потоков, частота их возникновения, объем за определенный период, направление движения потоков, а также процедур обработки, в которых участвуют эти компоненты. Источниками сведений являются получаемые от специалистов предметной области интервью, экономическая документация и результаты расчетов. Описание информационной структуры выполняются на уровне документов и показателей.

Для удобства сбора, обработки  и анализа, вопросы программы группируются по разделам.

Программа обследования включает следующие разделы:

• определение целей существующей системы управления объектом (цели, критерии, ограничения, действующие в системе, место экономического объекта в общей структуре управления национальной экономики, связи с другими организациями, правовое положение);
• установление основных параметров объекта (основных технико-экономических характеристик);
• изучение организационной структуры экономического объекта;
• исследование основных функций экономического объекта, задач, реализующих функции управления, их комплексов, изучение существующего документооборота и системы обработки информации, а также анализ актуальных функций (задач);
• обследование материальных потоков;
• исследование  действующих методов планирования и управления.

Программа обследования наглядно представляется  в следующем виде (табл. 10).

Таблица 10.

Программа обследования.

Ответы на вопросы программы по соответствующему разделу необходимо фиксировать в специально разработанных формах - системных спецификациях (таблицах, схемах), что позволяет унифицировать и систематизировать собранный материал. При выборе форм документов обследования следует иметь в виду, что эти формы зависят от особенностей изучаемого объекта, выбранных методов обработки материала (ручная, автоматизированная), методов проектирования, и масштабов намеченных работ.

6.  Технологическая операция проектирования с преобразователем П.6. – «Разработка календарного плана-графика» служит для организации труда проектировщиков во время выполнения сбора материалов обследования и его последующего анализа и предшествует обследованию.

План-график выполнения работ на этапе сбора материалов обследования представляется в следующем виде (табл. 11).

Таблица 11

План-график выполнения работ на этапе сбора материалов обследования

План-график служит инструментом для планирования и оперативного управления выполнением работ на предпроектной стадии. Сроки их выполнения работ зависит от сложности обследуемого объекта и количественного состава исполнителей, проводящих обследование.

7. Технологическая операция проектирования с преобразователем П.7 – «Сбор и формализация материалов обследования» является последней. В процесс сбора и формализации материалов обследования члены бригад должны:

• проинтервьюировать специалистов подразделений изучаемой предметной области; собрать сведения обо всех объектах обследования, о функциях управления, методах и алгоритмах реализации функций, составе обрабатываемых и рассчитываемых показателей;
• собрать формы документов, отражающие хозяйственные процессы и используемые классификаторы, макеты файлов, сведения об используемых технических средствах и технологиях обработки данных;
• проконтролировать вместе с пользователями их правильность, сформировать «Отчет об обследовании» и выполнить другие работы.

Работы, выполняемые на данном  этапе, проводится в соответствии с «Программой обследования» и «План – графиком выполнения работ на этапе сбора материалов обследования».

Определение целей функционирования объекта и его общих параметров.Результатом выполнения данной  работы являетсяД.7.1 -  «Описание общих характеристик экономической системы».

Определение целей функционирования объекта заключается                    в: выявлении номенклатуры показателей для оценки системы управления,  упорядочении и взаимной увязке установленных целей (построение дерева целей);  оценке степени совершенства сложившейся системы управления с точки зрения поставленных целей;  определении факторов производства и управления, обеспечивающих достижение целей и факторов, отрицательно влияющих на достижении цели.

Формулировка цели (целей) осуществляется на основе бесед с руководителями организации и его главных специалистов, а также изучения перспективных планов производства. В ходе обследования может быть сформулировано несколько целей: «стратегических, тактических,  оперативных».

Множество целей обусловлено многообразием  индивидуальных мнений руководителей и специалистов о перспективах развития производства и его фактическом состоянии в рассматриваемый момент времени.

В соответствии с методологией системного анализа изучение начинается с выявления глобальной или общей цели. Такими глобальными целями экономической системы выступают прибыль, конкурентоспособность и  выживаемость.

Конкретная цель системы определяется ее назначением. Так для промышленного предприятия – это производство продукции определенной номенклатуры, для транспортной организации -  это перемещение груза заданного характера, для высшего или среднего специального учебного заведения – выпуск специалистов определенного профиля. Возможно наличие в системе нескольких целей, причем некоторые из них близки по значению к основным. Например, транспортная организация, наряду с перевозкой грузов, может перевозить людей, учебное заведение -  готовить научно- педагогические кадры специалистов и т.д.

Определяются средства достижения цели, которые, в свою очередь, могут рассматриваться как частные цели, т. е. цели более низкого порядка. Например, в цели «повысить рентабельность производства», факторами  ее достижения является «увеличение массы прибыли», факторы достижения которого -  «увеличение массы прибыли от ее реализации» и т.д.

Формулировка целей должна осуществляется с учетом особенностей каждого конкретного объекта, что позволит обеспечить их объективность и достижимость.

С точки зрения поставленных целей определяются факторы, обеспечивающие достижение цели и факторы, отрицательно влияющие на ее достижение, так называемые ключевые факторы эффективности. По каждому этому фактору (например, информационное обслуживание, квалификация персонала, конкурентоспособность и т. д.) определяется мера его оценки (например, информационные требования, необходимые средства /возможности, целевая установка и т. д.). Например, ключевым фактором эффективности является конкурентоспособность, информационным требованием - качество информации, а необходимые средства достижения цели - это информация «Отчет о ценах на рынке», «Отчет о рентабельности продукции».

Ниже, в табл. 12, в качестве примера, приведены некоторые ключевые факторы эффективности.

Цели системы управления трансформируются в функции информационной системы, функции -  в подсистемы, они же  реализуют и  задачи.

Таблица 12

Ключевые факторы эффективности

Далее уточняются параметры экономической системы: место данного объекта в общей структуре народного хозяйства, связи с другими организациями, его правовое положение, описание параметров организации. Такими параметрами, в частности, являются: наименование объекта и его принадлежность (например, принадлежность организации министерству, корпорации, холдингу и т.д.); тип объекта (например, тип производства, режимы работы); виды и номенклатура продукции или услуг; категория и численность работающих и т.д.

Установление основных технико-экономических характеристик экономической системы.Результатом выполнения данной работы является Д.7.2 - «Описание основных технико-экономических характеристик экономической системы».

Установление основных технико-экономических характеристик экономической системы заключается в изучении и определении следующих показателей, характеризующих функционирование и развитие экономической системы:

• основные технико-экономические показатели (прибыль, объем продукции, объем основных фондов, численность работающих, в том числе инженерно- технических работников и т.д.);
• качественные показатели производственно-хозяйственной деятельности (рентабельность, производительность, фондо и энерговооруженность, рост производительности труда, коэффициент загрузки оборудования и т.д.);
• показатели качества продукции;
• номенклатура и технологическая характеристика изделий (наименование и модель, тип изделия, категория и сложность изготовления, цикл изготовления и т.д.);
• характеристика оборудования;
• уровень специализации производства;
•  показатели организации производства (простои оборудования, потери рабочего времени, потери от брака и т.д.);
• характеристика ремонтных служб, инструментального, транспортного и другого хозяйства);
• характеристика снабжения и сбыта.

Обследование организационной структуры.Результатом обследования организационной структуры является ее описание Д.7.3 -  «Организационная структура экономической системы».

Описание организационной структуры включает в себя состав и взаимосвязь подразделений и лиц, реализующих функции и задачи управления, а также их характеристики.

Организационная структура является важнейшим элементом  системы управления и изучается как на уровне организации в целом, так и на уровне его отдельных подразделений. Метод изучения - это составление штатных расписаний, схем подчиненности и функциональных таблиц.

Степень детализации данной  работы должна обеспечить выделение всех самостоятельных структурных подразделений, вплоть до отдельных цехов, участков и  рабочих мест. Чтобы представить функции и структуру организации управления внутри подразделения, составляются схемы внутренней подчиненности и функциональные таблицы. Так, степень детализации схемы внутренней подчиненности должна обеспечить максимально детальный анализ, вплоть до отдельных исполнителей и рабочих мест  При этом следует иметь в виду, что организационная структура объекта, распределение функции управления между отдельными исполнителями в значительной степени зависят от используемых технических средств обработки информации на всех ее этапах. Необходимо определить, в какой  именно степени организационная структура обусловлена техническими возможностями, а в какой другими факторами.

При обследовании организационной структуры устанавливается:

• общая характеристика структуры управления (количество производственных единиц, в том числе состоящих на самостоятельном балансе; количество основных и вспомогательных цехов; количество научно-технических подразделений; количество функциональных подразделений; численность работающих, в том числе по подразделениям; фонд заработной платы, в том числе по категориям работающих);
• характеристика организационной структуры и численность работающих, в том числе управленческого персонала;
• штатное расписание (количество штатных единиц, должностной оклад и т. д.);
• оценка эффективности организационной структуры (численность инженерно-технических работников и служащих, в том числе аппарат управления, годовой фонд заработной платы, удельный вес численности работников аппарата управления в общей численности работающих и т. д.);
• распределение функций по подразделениям (наименование функции, соответствие выполняемых функций положениям о структурных подразделениях и т.д.).

Обследование функциональной структуры заключается в выявлении перечня, содержания и периодичности выполнения функции управления на всех уровнях управления, по каждому подразделению и отдельным должностным лицам. Результатом обследования является ее описание Д.7.4 -  «Функциональная структура системы».

По каждой функции определяются:

• перечень, порядок и периодичность выполнения;
• количество занятых людей,  оборудование, должность, оклады;
• время,  затрачиваемое отдельными работниками на выполнение функции или отдельных работ;
• существующие технические средства, применяемые для выполнения различных функций и отдельных работ;
• имеющиеся на объекте должностные инструкции и положения о правах и обязанностях подразделений и должностных лиц.

Сбор данных о выполнении отдельных функций управления производится путем заполнения специальных форм, в которых приводятся: характеристика функции управления (наименование функции (работы),  счетно-вычислительные операции, составление сводок, сбор и передача информации и т. д.); сводная таблица трудоемкости выполнения функции управления по функциональным подразделениям (наименование подразделения, наименование функции, трудоемкость выполнения, численность работников, полезный годовой фонд рабочего времени и т. д.).

Описание функциональной структуры отображает распределение функций, хозяйственных процессов и процедур управления между составляющими организационной структуры, что должно предполагать проведение классификации процедур, связанных с обработкой данных, коммуникацией между сотрудниками и принятием управленческих решений. Распределение функций, хозяйственных процессов и процедур управления между составляющими организационной структуры можно представить в виде матричной модели (на уровне структурных подразделений и исполнителей).

Обследование производственной структуры и материальных потоков позволяет выявить производственную структуру объекта и характеристики производства, оказывающие влияние на требования к созданию информационной системы. Результатом обследования производственной структуры является ее описание Д.7.5 -  «Производственная структура системы»и материальных потоков Д.7.6 -  «Описание параметров материальных потоков».

Описание производственной структуры объекта должно отражать состав и взаимосвязь подразделений, реализующих производство товаров или услуг.

Описание материальных потоков предполагает отображение маршрутов, средств, предметов и продуктов труда, рабочей силы между подразделениями производственной структуры и включает: описание видов продукции или услуг, ресурсов; описание технологических операций, их частоту и длительность выполнения; объемы перемещаемых ресурсов, продукции или услуг, используемые средства транспортировки.

Обследование информационных потоков осуществляется с целью выяснения содержания функций (задач) управления экономической системой, осуществления связи задач внутри каждого подразделения, между собой, а также связей между подразделениями в процессе реализации функций управления.

Результатами обследования информационных потоков являются:

• Д.7.7 - «Описание общих характеристик функций управления экономической системой, хозяйственных процессов и процедур, реализующих эти функции», отражающие следующие параметры: наименование каждой функции, процесса и процедуры; описание экономической сущности задачи, решаемых при выполнении процедуры и связанной с обработкой информации; взаимосвязь задач; стоимостные затраты, связанные с реализацией каждой задачи;
• Д.7.8 -  «Описание документопотоков и компонентов каждого информационного потока» (документов, информационных файлов, процедур обработки) и их характеристик.

Обследование информационных потоков позволяет установить:

• перечень, содержание и структуру документов, определяющих состав входной и результатной информации;
• совокупность нормативных и справочных данных, используемых в этой задаче (системе, подразделении);
• последовательность и процессы преобразования исходной информации в результатную;
• маршруты движения информационных потоков внутри данной системы и ее внешние информационные связи.

Обследование информационных потоков осуществляется в разрезе функции (задач), выполняемых конкретными подразделениями и его работниками; объектами обследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей,  документов и маршруты их движения.

Показатели отражают сущность информационных процессов на содержательном уровне и фиксируются на различных носителях, основным из которых являются документы.  Формирование показателей в документы осуществляется на основе определенных правил – процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основании определенных правил подбора исходных показателей, самих данных и последовательности их записи в форму документов.

Документ - это основной элемент информационной системы, с помощью которого осуществляется движение информации между отдельными подразделениями (работниками), начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы системы.

В процессе обследования информационных потоков по каждому подразделению уточняются и выявляются:

• структура и функции подразделений;
• основные  информационные связи и информационные взаимодействия подразделений между собой и внешними организациями;
• характеристики документопотоков: количество их экземпляров; объемные данные по каждому документопотоку; перечень информационных файлов, где используются эти документы; носитель, на котором хранятся данные; время создания, время использования; выходные документы, получаемые на основе использования информации файлов;
• характеристики документов: наименование подразделения, тип документа (первичный, промежуточный, результатный), назначение документа, его наименование, периодичность создания или время использования;
• характеристика документа: структура; перечень показателей и  реквизитов; их распределение по разделам документа; типы реквизитов;
• характеристики процедур обработки данных: наименование процедуры; наименования подразделения, где используется эта процедура, задача, в которую входит данная процедура; входная информация, ее объемы,  используемые файлы и их объемы; частота обращения и выходные данные процедуры;
• характеристика процедуры: наименование задачи, операции процедуры, количество операций; используемая техника; стоимостные и временные затраты.

Для конкретного уяснения содержания функциональных задач и определения конкретных путей их реализации, устанавливается:

• наименование структурных подразделений: обеспечивающих решение задачи; являющихся поставщиками входных документов, сообщений; использующих результаты решения
• наименование документов и основных показателей: используемых в данной задаче; отражающих решение данной задачи; информационных файлов, где используются эти документы;
• экономическая сущность задачи;
• алгоритм формирования показателей;
• состав процедур обработки информации;
• процессы и последовательность преобразования исходной информации в результатную.
• периодичность решения задачи;
• стоимостные и трудовые затраты, связанные с реализацией задачи;
• используемая техника

Обследование методов управления проводится с целью определения требований к ним в условиях функционирования информационной системы. Результаты обследования методов управления находят свое отражение в   Д.7.9 -  «Описание методов управления», которое содержит: применяемая организация работ по формированию всех планов, установление их корректировки; определение календарно-плановых нормативов, методов и форм оперативного, бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности с указанием основных расчетов, их периодичности, особенностей расчета основных показателей и т. д.

При обследовании методов управления важно обратить внимание на следующие аспекты деятельности системы управления: своевременность и качество принимаемых решений; процесс подготовки и принятия решений; соответствие функций подразделений организационной структуре; возможность формализации задач и применения экономико-математических методов и моделей.

Обследование состояния использования информационно-коммуникационных технологий завершается их описанием Д.7.10 -  «Состояние использования информационно-коммуникационных технологий», где отражается характеристика использования технических средств и программного обеспечения в управленческих процессах. В описании приводятся следующие данные: наименование подразделения; наименование выполняемой работы (функции, задачи); наименование технических средств, их тип и модель, количество, цена единицы, стоимость; наименования используемых программных средств (операционная система, пакеты прикладных программ и т.д.).

Группировка информации. Вся полученная в процессе обследования информация разбивается на три группы: описывающая весь объект исследования; описывающая структурные подразделения и их потоки информации; описывающая компоненты каждого информационного потока (документы, файлы, процедуры их обработки и их характеристики).

В первую группу входят информация и документы, содержащие описание:

• общих характеристик экономической системы;
• общих характеристик функций управления экономической системой;
• хозяйственных процессов и процедур, реализующих функции управления; организационной структуры;
• функциональной структуры; описание методов управления;
• состояния использования информационно-коммуникационных технологий.

Во вторую группу входят информация и документы, формализующие материалы обследования по каждому структурному подразделению и имеющие в своем составе информацию, аналогичную той, что входит в первую группу, а также описание информационных потоков по подразделениям.

В третью группу, формализующую материалы обследования, входят информация и документы, в которых приводится описание компонентов каждого информационного потока.

Полученное в результате проведенной формализации описание объекта содержит исходные данные для проектирования информационной системы и определяет параметры будущей системы, что оформляется в виде отчета. Так, материальные потоки обусловливают параметры перерабатываемой информации; состав первичных данных, периодичность и сроки сбора, их источники, необходимые при разработке информационной базы. Функциональная структура объекта определяет состав автоматизируемых функций и  задач управления. Организационная структура служит основанием для выделения лиц, определяющих условия решения задач, а также получателей выходной информации т.д.

{/spoilers}