Общий подход к проектированию форм документов Исполнитель

{spoiler=Далее}

Общий подход к проектированию форм документов

Несмотря на огромное число разнотипных документов,  в  каждой из них различают форму и содержание. Так, содержание  документа  отражает его семантическую (смысловую)  сущность, представляется составом реквизитов и их конкретными  значениями.  Форма  документов  определяется  физическим представлением его данных на носителе и  выражается в структуре документа, а также в порядке расположения реквизитов [26].

Отсюда, при проектировании документов, возникают две проблемы:

• проектирование содержания документов, т.е. определение  состава реквизитов и показателей, входящих в этот документ;
• проектирование геометрии документов,т.е. расположенияреквизитов в форме документов.

Состав реквизитов, показателей и их распределение по документам выявляют после разработки всех постановок задач. При этом, в первую очередь, определяется содержимое и формы результатных документов, а затем первичных.

Типовые формы документов. Как правило, используется ряд типовых форм документов, имеющих свои структуры  (рис. 18) [18].

А

Б

В.

Рис. 18.   Схема основных форм первичных документов:   А – линейная,     Б – анкетная, В – табличная (для многозначных реквизитов).

Линейной формой(структурой) документа называют такую, котораяпредставляется в виде последовательного перечня (списка) реквизитов. При линейной структуре каждому реквизиту отводятся две позиции: одна -для наименования реквизита, другая - для  записи значенияданногореквизита, которые располагаются горизонтально.  Примером линейной структуры являются документили  зоны заголовочной части многострочного документа.

Анкетная (структура) форма также используется для однозначных реквизитов, которые располагаются по вертикали.

При использовании анкетной формы реквизиты документа располагаются построчно, сверху вниз, один под другим. Наименования и относящиеся к ним данные записываются в одной строке документа: в левой ее части– наименование реквизита, в правой – данные (значения). Вводимыев компьютер данные выделяются по вертикали утолщенными линиями. Достоинством данной  формы является простота построения документа и удобство автоматического считывания данных с первичных документов. Недостатки этой формы – заатрудненность визуальног считывания(так как реквизиты не всегда четко отделены один от другого), а также отсуствие возможности применить машинный способ их заполнения.

Призональной форме площадь бланка и реквизиты документа делятся на зоны ив каждой зоне записываются реквизиты, связанные между собой определенной зависимостью. Для каждого реквизита выделяются две графо- клетки: одна- для названия реквизита, другая (свободная) – для записи данных (признака или основания). Данная форма используется для построения однострочных документов. Достоинством зональной формы являются четкое выделение каждого реквизита в документе, их расположение в последовательности, удобной для заполнения, чтения и обработки. Недостаток этой формы – трудность заполнения документов с помощью технических средств.

При  табличной (матричной) форме (структуре)документа  расположение каждого  информационного  элемента (реквизита)   определяется  наименованиями строки и столбца. Обычно строки называют подлежащим, а столбец – сказуемым. В графе таблицы записываются значения признаков, являющиеся функцией двух аргументов: подлежащего и сказуемого.

Реквизитам, отраженным в столбцах этого документа,  соответствует множество строк, вкоторых указываются конкретные значения этих реквизитов.

Табличная форма является дальнейшим развитием зональной формы, где каждой группе реквизитов отводится несколько строк, а все наименования элементов документов представлены в виде таблицы. Такая форма используется для построения многострочных документов. Достоинства табличной формы – это компактность документов по построению, возможность заполнять их машинным способом.

При  разработке  документа каждая из структурв чистом виде применяется редко, поэтому для документов имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму.

Модель построения формы документа.В унифицированной системы документации (учетной, статистической и т.д.) все реквизиты располагаются в трех частях, содержащих 6 зон: заголовочная (1-4 зоны), содержательная (зона 5) и оформляющая (зона 6) (рис. 19).

Заголовочная  часть  должна давать четкое и ясное представление о виде документа. Наименование документа в максимальной степени  должно соответствовать  назначению в классификаторе управленческой документации.

                                      Рис. 19.  Формуляр-образец.

Информация в зонах располагается следующим образом:

Зона 1 - наименование объекта управления,  структурного подразделения.  Здесь же может быть указан почтовый адрес объекта;

Зона 2 - индекс формы документа и гриф его утверждения;

Зона 3 - наименование и значение реквизитов-признаков,   постоянных для данного документа;

Зона 4 - название документа и дата его составления.

Содержательная  часть  документа  (зона  5)  включает заголовки строк,  графи  записываемые в них конкретные  наименования  или значения реквизитов.

Оформляющая  часть документа (зона 6) включает ответственных лиц, которые должны  подписывать  документ,  личные подписи, штампы и печати, если они предусмотрены условиями  его оформления.

Структура  расположения реквизитов в зоне может  быть  линейная, анкетная или  матричная (табличная).  В пределах зоны используется лишь  одна структура.

{/spoilers}